Необходимость доверенности
Доверенность относится к первичным документам, значением которой является подтверждение прав представителя коммерсанта на получение ТМЦ у сторонней организации. В этом случае у уполномоченного лица должен быть при себе паспорт для удостоверения личности и паспортных данных, указанных в доверенности.Оформление документа происходит в таких случаях как:
Для доказательства прав представителя покупателя, в случае самовывоза товара со склада поставщика;
Для подтверждения прав доверенного лица на территории Заказчика;
В случае передачи товара на нейтральной территории.
Доверенность может не потребоваться в следующих случаях:
- При доставке товара самим поставщиком в офис покупателя;
- При получении товара самим индивидуальным предпринимателем;
- При перемещении ТМЦ между складами в рамках одной фирмы.
Форма доверенности
Заполнить документ на получение отгрузки можно как в свободной форме, так и в форме М2. Некоторые транспортные компании разрабатывают собственные формы доверенности и лишь по ним, можно получить груз.Нюансы оформления доверенности
Во избежание спорных моментов с поставщиком и перевозчиком в доверенности необходимо указать:
- В шапке документа: дату и место оформления;
- Данные из паспортов бизнесмена и доверенного лица;
- Полный перечень товара и его количество;
- Срок доверенности устанавливается по согласованию сторон, но не более 3 лет;
- Дата, подпись, печать.
Форма М2
Первая часть документа состоит из таблицы, куда прописывают:
- Номер формы, даты и период действия;
- Данные доверенного лица из паспорта и его подпись;
- Наименование поставщика и его адрес.
Третья часть – это таблица с перечнем товара и его количества без указания стоимости.
Данная доверенность должна быть подписана: руководителем, бухгалтером и поверенным лицом.
Следует отметить, что в случае получения товара по счёт-фактуре или спецификации к договору, в которых содержится полный перечень товара и его количество, то допустимо не перечислять все ценности в доверенности. Но при этом в ней должно фиксироваться указание на этот документ.
Правила учёта бланков.
Законодательство не устанавливает обязательство вести учёт выданных доверенностей. Однако, это делать вполне целесообразно, чтобы отслеживать кому, когда и на какой срок был выдан документ. Форма журнала может быть разработана в самой компании. В нём должны присутствовать следующая информация:- № документа и дата выдачи,
- Период действия,
- информация о поручениях,
- ФИО и должность уполномоченного лица, который получил документ на руки.
Если выбрана унифицированная форма М2, то журнал можно не вести, поскольку данный бланк имеет отрывной корешок, в котором указана вся информация о полученных ТМЦ и поверенных лицах.
Поскольку доверенность относится к официальным документам, то при возникновении споров между поставщиком и покупателем, она может служить доказательством в суде.
Подобные документы подлежат хранению в течение 5 лет с момента окончания срока их действия.
Налоговая служба считает доверенность первичным документом. Поэтому, в случае её отсутствия, может оштрафовать компанию на 5000 руб. То есть необходимо при каждом получении товара прилагать доверенность и в дальнейшем хранить всё вместе, чтобы при проверке можно было предъявить инспекторам все необходимые документы.
Выдача доверенности юридическому лицу
В процессе подготовки документа необходимо обратить внимание на следующие нюансы:Выдачу и учёт доверенностей ведёт главный бухгалтер. Выдача происходит под подпись доверенного лица в реестре учёта. Реестр учёта предварительно нумеруется, прошнуровывается, опечатывается и датируется;
При отсутствии в Гражданском кодексе ограничений, то документ на получение отгрузки может быть выдана и внештатному сотруднику (Решение Верховного суда РФ от 06 июня 2011 года № ГКПИ 11-617);
Получив товар, сотрудник обязан на следующий день предоставить в бухгалтерию документы свидетельствующие получение товара. Бухгалтер, в свою очередь, отмечает в реестре номер и дату накладной.
Если уполномоченный лишён права получения товара, то об этом необходимо сообщить поставщикам, а документ изъять.
В каком случае документ будет недействителен
Доверенность не будет иметь юридической силы в таких случаях как:- Не прописаны реквизиты доверителя;
- Нет даты выдачи на документе;
- При заполнении допущены ошибки, опечатки, помарки;
- Отсутствует подпись уполномоченного лица;
- При поступлении поставщику уведомления об отзыве доверенности;
- При завершении периода действия документа.
Аннулирование доверенности
Индивидуальный предприниматель вправе аннулировать доверенность до завершения периода её действия. Для этого необходимо написать уведомление о прекращении полномочий поставщикам и все контрагентам, с которыми контактирует уполномоченное лицо, а так же самому представителю. Желательно получить документ подтверждающий факт получения этого уведомления представителем ИП.Важно помнить, что доверенность может быть аннулирована, лишь тем же способом, которым она выдавалась. К примеру, доверенность выдавалась нотариально заверенная, значит и её аннулирование так же должно быть заверено.
Аннулирование документа производится в одностороннем порядке на усмотрение доверителя. При этом объяснять причины отзыва доверенности, уполномоченному лицу, просто нет необходимости.
Неиспользованные доверенности передаются ИП на следующий рабочий день после истечения периода действия. Аннулированные доверенности хранятся, так же как и обычные – 5 лет.
Что нужно указывать в доверенности от ИП на ИП
В доверенности от ИП на ИП необходимо указывать ФИО, паспортные данные и свидетельство о государственной регистрации обоих предпринимателей. В остальном всё заполняется аналогично как в обычной доверенности.
Обменная доверенность
Обменная доверенность оформляется на сотрудника третьей компании, которая в сделке не принимает участия, в обмен на доверенность выданную работнику ИП. Получается, что на основании цепочки доверенностей сотрудник альтернативной компании может получить ТМЦ.В Гражданском кодексе нет понятия обменной доверенности. Соответственно её оформление происходит в свободной форме на усмотрение коммерсанта.
Обменная доверенность выдаётся с тем же сроком действия, что и документ выданный сотруднику ИП. Важно отметить, что конечный исполнитель не вправе осуществить передоверие.
Последствия
В случаях, когда товар привозится в ненадлежащем качестве или в меньшем количестве, возникают вопросы к лицу, который принимал товар, а так же обращают внимание на отгрузочные документы. Последствиями таких действий являются: возможность разрыва договора с поставщиком, дополнительные финансовые затраты со стороны покупателя, направленные на исправление сложившейся ситуации.При осуществлении проверок налоговые инспекторы уделяют особое внимание наличию всей необходимой документации, подтверждающей совершение сделки. Если таковые бумаги отсутствуют, то компания может быть оштрафована.